Udržování efektivní komunikace s dobrovolníky je zásadní pro úspěch každé neziskové organizace. Aby byli dobrovolníci nabití energií a zapojeni do své práce, je důležité dát jim vědět, jaké jsou potřeby organizace, vyjádřit uznání za jejich úsilí a ujistit se, že chápou, jak zásadní je jejich přínos. Efektivní komunikace je zásadním prvkem pro budování trvalých vztahů s dobrovolníky.
Přidejte na svůj web dobrovolnickou sekci
Přidání sekce pro dobrovolníky na váš web je skvělý způsob, jak komunikovat se svými současnými dobrovolníky a přilákat nové. Zřízením a správou dobrovolnického komunikačního centra na webových stránkách vaší skupiny usnadníte dobrovolníkům držet krok s tím, co se v organizaci děje. Nezapomeňte uvést obrázky nebo videa, která ukazují dobrovolníky v akci (s jejich svolením). Můžete také publikovat věci, jako jsou dobrovolnické příležitosti, nadcházející schůze výboru a další informace, které dobrovolníky zajímají. V závislosti na tom, jak sofistikované jsou vaše webové stránky, můžete být schopni poskytnout dobrovolníkům způsob, jak nahrávat dokumenty, sledovat jejich provozní dobu nebo prohlížet školicí materiály.
Poznejte dobrovolníky prostřednictvím průzkumu
Průzkum je užitečný komunikační nástroj pro seznámení s dobrovolníky a zjištění, jak by se chtěli zapojit do vaší organizace. Zvažte zpřístupnění průzkumu prostřednictvím sekce dobrovolníků na vašem webu nebo jej zahrňte do e-mailové šablony, která je určena novým dobrovolníkům. Mělo by obsahovat jen několik otázek, které vám umožní získat představu o tom, jakých typů dobrovolnických aktivit by se chtěli zúčastnit a jaké mají dovednosti. Požádejte někoho, aby zkontroloval výsledky, a pak se individuálně obraťte na informace o výborech nebo projektech, které odpovídají jeho zájmům. Vložte tyto informace do databáze dobrovolníků, kterou lze v budoucnu použít k informování lidí, jakmile budou k dispozici nové projekty.
Spojte se s dobrovolníky prostřednictvím sociálních sítí
Využijte přítomnost vaší organizace na sociálních sítích jako komunikační nástroj pro interakci s dobrovolníky a dalšími skupinami zainteresovaných stran. Povzbuďte dobrovolníky, aby sledovali stránky na sociálních sítích organizace a oplatili jim laskavost, například tím, že je budou sledovat zpět na Twitteru nebo Instagramu. Zveřejňujte fotografie a popisky, které zdůrazňují příspěvky dobrovolníků vaší skupiny, spolu s odkazy na mediální pokrytí skupiny. Povzbuďte dobrovolníky k interakci komentováním a/nebo sdílením příspěvků organizace. Podporujte zapojení dobrovolníků do celkového komunikačního úsilí organizace zřízením výboru pro sociální média, který bude koordinovat nebo pomáhat s zveřejňováním příspěvků na sociálních sítích.
Zveřejnit dobrovolnický zpravodaj
Mnoho neziskových organizací rozesílá bulletin dobrovolníkům, dárcům, finančním agenturám, zdrojům doporučení spotřebitelů a dalším skupinám měsíčně nebo čtvrtletně. Distribuce newsletteru je skvělý způsob, jak dát zainteresovaným stranám vědět o nedávných úspěších charitativní skupiny, současných projektech a budoucích cílech. Poskytuje také vynikající nástroj pro uznání příspěvků vynikajících dobrovolníků. V závislosti na tom, kdo jsou vaši dobrovolníci a další zainteresované strany, budete možná muset vytisknout a odeslat newsletter, nebo vám může lépe posloužit elektronický zpravodaj. Zvažte možnost vyzvat zúčastněné strany, aby se přihlásily k odběru preferované možnosti doručení.
Udržovat osobní kontakt jeden na jednoho
Pokud jde o budování vztahů s dobrovolníky, neexistuje žádná náhrada za navázání osobního kontaktu s jednotlivci, kteří štědře věnují svůj čas a talent vaší organizaci. Je vhodné pravidelně plánovat osobní setkání s dobrovolníky, kteří zastávají pozice předsedů nebo kteří hrají jiné klíčové role, které umožňují vaší charitativní skupině splnit její poslání. Pravidelné volání dobrovolníků k odbavení může být účinným způsobem, jak udržovat individuální kontakt, aniž byste je museli žádat, aby si vyhradili čas na formální, osobní diskusi nebo videokonferenci. Výkonný ředitel by také mohl nastavit chatovací časy, kdy jsou dobrovolníci vyzváni, aby se zastavili nebo zavolali na osobní spojení.
Připojit se prostřednictvím schůzí výboru
Schůze výboru dobrovolníků mohou být zásadní pro úspěch všech typů projektů. Když začíná nový projekt, je vhodné uspořádat schůzku se zájemci o dobrovolnictví, aby měli příležitost dozvědět se více o tom, jaké typy rolí jsou k dispozici a jaký druh času může každý vyžadovat. Jakmile je vytvořena komise, ať už pro speciální projekt nebo pro pokračující pracovní skupinu, pravidelná setkání jsou i nadále důležitá pro řízení procesu a udržení efektivní dobrovolnické komunikace. Nejlepší je stanovit si stanovený harmonogram schůzek, například každé třetí úterý v měsíci, aby si dobrovolníci mohli plánovat předem.
Požádejte dobrovolníky o sdílení zpětné vazby
Komunikace musí probíhat oběma směry. Je stejně důležité povzbuzovat dobrovolníky, aby sdíleli své myšlenky a nápady s organizací a jejími vedoucími, stejně jako zajistit, aby k dobrovolníkům proudily informace. Existuje mnoho způsobů, jak dobrovolníkům usnadnit poskytování zpětné vazby nebo sdílení návrhů. Pokud dobrovolníci přicházejí do kanceláře pravidelně, zřiďte schránku s návrhy. Nebo si nastavte e-mailovou adresu feedback@, kterou mohou dobrovolníci kdykoli použít. Je také dobré zvyknout si vyhradit si čas na to, aby se lidé podělili o zpětnou vazbu a návrhy týkající se programu jednání. Možná budete chtít pravidelně pořádat fokusní skupiny, abyste prozkoumali a prodiskutovali zpětnou vazbu. Důležité je, že pro dobrovolníky je snadné poskytnout zpětnou vazbu.
Pořádejte sociální setkání pro dobrovolníky
Poskytujte příležitosti pro dobrovolníky, aby se navzájem spojili prostřednictvím společenských setkání, která nezahrnují žádosti o darování času nebo peněz. Zvažte pravidelné hostování mixážního pultu pouze pro dobrovolníky ve vaší kanceláři nebo doma člena představenstva nebo předsedy výboru. Pozvěte všechny, kteří se dobrovolně přihlásili ve stanoveném časovém rámci. V závislosti na rozpočtu vaší organizace můžete poskytnout občerstvení nebo může být lepší naplánovat si potluck. Klíčem je poskytnout lidem, kteří sdílejí zájem o vaši organizaci, způsob, jak se navzájem poznat a začít vytvářet vazby. Koneckonců, vaši dobrovolníci budou mnohem pravděpodobnější, že zůstanou v kontaktu s organizací, pokud budou zapojeni i jejich přátelé.
Rozpoznat dobrovolnické úsilí
Ujistěte se, že dobrovolníci jsou uznáváni za důležitou roli, kterou plánují, a umožnit vaší organizaci plnit její poslání nebo jinak pomáhat důležitým věcem. Zajistěte, aby veřejné zmínky o organizaci uznávaly dobrovolníky, spíše než aby se příliš zaměřovaly na výkonného ředitele nebo jiné zaměstnance. Například při hledání publicity pro organizaci nasměrujte členy médií nebo bloggery, aby se kromě zaměstnanců popovídali s předsedy výborů nebo členů správní rady. Při zveřejňování fotografií aktivit organizace vybírejte snímky, na kterých jsou dobrovolníci. Při propagaci sbírek na speciální akce zvažte uvedení jmen členů výboru na oznámení.
Formálně vyjádřit uznání dobrovolníkům
Uznání je důležité, ale také ocenění. Nezapomeňte poděkovat dobrovolníkům, a to jak tváří v tvář, tak prostřednictvím formálních poděkování. Zvažte uspořádání akce na ocenění dobrovolníků alespoň jednou ročně, jako je oběd pouze pro dobrovolníky nebo jiné setkání, které zahrnuje projev uznání dobrovolníků a ocenění za služby. Poskytovat plakety nebo jiná ocenění dobrovolníkům, kteří pro skupinu zvlášť významně přispěli nebo kteří jsou dlouhodobými podporovateli. Zvažte ocenění za léta služby za hlavní milníky a také papírové certifikáty uznání pro všechny dobrovolníky.
Používejte různé nástroje dobrovolné komunikace
Každá organizace, která se spoléhá na službu dobrovolníků, musí podniknout kroky k zapojení a udržení těch, kteří sdílejí svůj čas a talent, a k náboru nových lidí, kteří budou pomáhat. Udržování efektivní komunikace s dobrovolníky nic nenahradí. Používání různých komunikačních nástrojů vám pomůže vybudovat a zapojit silný tým dobrovolníků, kteří jsou oddaní vaší organizaci. Prostřednictvím efektivní dobrovolnické komunikace budete schopni pěstovat pevné vztahy s jednotlivci, kteří pravděpodobně zůstanou v kontaktu s vaší charitativní organizací po mnoho následujících let.
