Každá situace uzavření obchodu má jiné podrobnosti. Typ podnikání bude určovat, jaké kroky budete muset vy, vaši zákazníci nebo dodavatelé podniknout, než se obchod definitivně uzavře. Chcete-li vytvořit přizpůsobený dopis splňující vaše potřeby, začněte vzorovým dopisem a upravte jeho znění tak, aby odráželo podrobnosti vaší konkrétní situace.
Šablony obchodních závěrečných dopisů
Pokud řídíte proces uzavírání podniku, může být pro vás vhodné posílat dopisy svým zákazníkům a dodavatelům. Vzorové dopisy pro tato publika jsou uvedeny zde. Ke každé šabloně se dostanete kliknutím na příslušný obrázek. Každá šablona je přizpůsobitelný dokument PDF, který lze uložit a vytisknout podle potřeby. Pomoc při práci s dokumenty naleznete v této příručce k tisknutelným materiálům.
Upozornění zákazníka
Tato šablona je navržena tak, aby byla zaslána zákazníkům, aby věděli, že společnost končí. Je obzvláště důležité odeslat tento typ dopisu, pokud si zákazníci potřebují vyzvednout zboží z vašeho místa nebo podniknout jinou akci, než obchod přestane fungovat.
Oznámení dodavatele
Použijte tento dopis k oznámení dodavatelům, že vaše organizace ukončí činnost, přičemž nezapomeňte poskytnout dostatečné upozornění, aby bylo možné provést fakturaci konečného účtu, platbu a vyřešení jakýchkoli nevyřízených záležitostí.
Důvody, proč napsat dopis o uzavření podniku
Jakmile se rozhodnete zavřít svou firmu, není vhodné pověsit si na dveře jen cedulku „zavřeno“. Nejlepší je oznámit uzavření svým zákazníkům a dodavatelům formálním dopisem. Byli klíčovými hráči ve vašich obchodních aktivitách tím, že nakupovali vaše produkty a služby a v případě dodavatelů vám poskytovali produkty a služby, které byly zásadní pro vaše podnikání. Jako jeden z vašich závěrečných úkonů zákaznického servisu je budete muset předem upozornit, že vaše firma již nebude dostupná.
Dopis o uzavření obchodu je vynikající způsob, jak vytvořit profesionální ukončení vašeho současného obchodního vztahu a vysvětlit veškeré kroky, které musí vaši zákazníci a dodavatelé podniknout. Odeslání tohoto druhu dopisu prokazuje snahu v dobré víře komunikovat a vyhovět těm, s nimiž vaše organizace obchodovala. Může také pomoci zajistit, že všechny záležitosti budou vyřízeny před uzavřením, což může pomoci předejít potenciálním právním problémům, které by se mohly objevit na silnici.
Načasování oznámení o uzavření
Neexistuje žádné pevné a rychlé pravidlo o tom, kdy potřebujete poslat dopis o uzavření obchodu poštou. Skutečné datum odeslání bude záviset na několika faktorech.
Zákazníci
Chcete, aby se vaši speciální zákazníci dozvěděli o uzavření vaší firmy od vás, nikoli prostřednictvím zvěstí nebo objevením zavřených dveří bez předchozího upozornění. Oznámení upevňuje vaše zákazníky, že si myslíte, že jsou výjimeční, a dáváte jim příležitost provést s vámi veškeré nezbytné konečné obchodní transakce.
Obecně zvažte zaslání dopisu s oznámením o uzavření poštou nebo zahrnutí kopie dopisu do jejich měsíčního vyúčtování alespoň 30 dní před datem uzávěrky. Podnik poskytující služby, jako je čistírna nebo opravna, bude muset dát zákazníkům dostatek času, aby si přišli vyzvednout své věci. Maloobchodní společnost bude pravděpodobně chtít ponechat spoustu času na prodej, aby snížila své zásoby, přičemž dopis o uzavření obchodu bude zveřejněn před zahájením prodeje.
Dodavatelé
Obecně je nejlepší informovat dodavatele o svém záměru uzavřít alespoň 60 dní před konečným datem provozu. To poskytne dostatek času na vypořádání a uzavření účtů.
Zvláštní pozornost pro plány do budoucna
Pokud prodáváte podnik a plánujete otevřít související nový podnik ihned poté, možná budete chtít minimalizovat dobu mezi těmito dvěma. Můžete se například rozhodnout odložit odeslání dopisu o uzavření podniku až těsně před datem uzavření, pokud prodáváte svou franšízu úklidu a otevíráte si vlastní úklidovou službu.
Co sdělit ve svém dopise
Klíčovým cílem dopisu o uzavření podniku je jasně vyjádřit podrobnosti o uzavření podniku a upřímně poděkovat čtenáři za jeho obchod nebo službu. Tyto dopisy nemusí být dlouhé, aby byly účinné. Dopis by měl:
- Sdělte čtenáři datum uzavření podniku
- Informujte čtenáře o čemkoli, co musí udělat (jako je vyzvednout si čistírnu, zaplatit neuhrazený účet nebo přijít na prodej)
- Řekněte čtenářům, kam má směřovat své otázky
- Poděkujte zákazníkovi nebo dodavateli za obchod
V dopise nemusí být uveden důvod, proč je provozovna uzavřena. Pokud jsou důvodem dobré zprávy, jako je odchod majitele do důchodu, můžete se rozhodnout důvod uvést v dopise. Jinak je obvykle nejlepší soustředit dopis na témata, která jsou pro čtenáře důležitá, například co musí udělat a do kdy.
Udržovat vztah
Vždy je preferováno opustit obchodní vztah na pozitivní notu. I když už nikdy neplánujete vidět nebo pracovat s jednotlivcem, je nejlepší být nápomocný, pozitivní a upřímný v dopisech o uzavření obchodu. Vaše profesionalita vám usnadní uzavření podniku a může vám poskytnout náskok, pokud vás budoucí obchodní plány povedou k tomu, že budete v budoucnu pracovat se stejnými lidmi.
