Pokud vaše organizace dostává finanční prostředky jakéhokoli typu, je nezbytností následovat děkovný dopis. Posílení vztahů s dárci rozesláním děkovného dopisu nejen pomůže zajistit budoucí financování, ale dá dárci způsob, jak poznat, že si jeho podpory vážíte. Dopisy slouží také jako záznam o daru a často je lze použít pro daňové účely.
Tisknutelné darovací děkovné dopisy
Mnoho organizací dostává dary za své různé úsilí v průběhu roku. Přiložené dopisy s poděkováním za dary, které lze vytisknout, si můžete uložit na plochu nebo vytisknout a poté použít podle potřeby. Mohou sloužit jako užitečný průvodce při přípravě děkovných dopisů vaší vlastní organizaci a budou užitečné při poděkování těm, kteří podpořili vaši misi. Pokud potřebujete pomoc se stahováním dopisů, podívejte se na tyto užitečné tipy.
Dárcovský děkovný dopis
Jedním z nejzákladnějších a možná nejpoužívanějších typů darovacích děkovných dopisů je děkovný dopis za finanční dar. Přiložený dopis s poděkováním za váš finanční dar můžete odeslat, jakmile obdržíte charitativní dar. V podstatě děkuje dárci za jeho příspěvek a nechává dveře otevřené pro budoucí příležitosti k propojení. Může být také použit pro daňové účely a slouží jako záznam pro váš příspěvek.
Sponzorský děkovný dopis
Dalším běžným typem dárcovství je sponzorství. Mnoho podniků a jednotlivců se rozhodne sponzorovat speciální akci a finančně na to přispět. Přiložené poděkování za sponzorský dopis můžete zaslat těm, kteří sponzorovali akci vaší organizace. Tento typ dopisu obsahuje podrobnosti o výši daru a také o všech výhodách, které jsou poskytovány výměnou za sponzorství, jako jsou vstupenky na sponzorovanou akci nebo uznání.
Děkuji za účast
Po uspořádání speciální akce zasílají organizace děkovné dopisy těm, kteří se akce zúčastnili. Přiložený dopis s poděkováním za účast na speciální akci může být zaslán každému, kdo se zúčastnil charitativní benefice a přispěl na ni penězi. Tento typ dopisu by měl obsahovat datum události a jaká část daru je daňově odečitatelná. Může také uvádět jakékoli budoucí události a může být použit pro daňové účely.
Poděkování za obchodní příspěvek
Nezapomeňte poděkovat všem firmám, které přispějí na vaši věc. Přiložený firemní děkovný dopis může být zaslán podnikům, které zaslaly příspěvek vaší organizaci. Je to pro vaši organizaci skvělý způsob, jak vyjádřit uznání a poskytnout podniku záznam o daru.
Základní anatomie děkovného dopisu
Když si prohlížíte různé šablony darovacích dopisů, mějte na paměti, že všechny dopisy by měly obsahovat stejné základní informace. Některé body, které je třeba mít na paměti, zahrnují:
- Udělejte si osobní spojení se svou prací.
- Ukažte dárci, jak jsou jeho prostředky využívány.
- Vytvořte vizi svého poslání.
- Ukaž, kam jdeš.
Pokud plánujete spojit svůj děkovný dopis s účtenkou, ujistěte se, že zahrnete také všechny informace, které musí být uvedeny na potvrzení o charitativním daru.
Tipy pro psaní kreativních dárkových děkovných dopisů
Děkovné dopisy za dary mohou být buď formální a obchodní, nebo zábavné a kreativní v závislosti na účelu vaší organizace a příjemcích dopisů. Pokud například posíláte poděkování firemním sponzorům za sbírku na výzkum rakoviny, měli byste být formálnější. Pokud však posíláte poděkování firemním sponzorům za sportovní program pro mládež, můžete je udělat trochu zábavnější. Poznejte svou značku a své publikum a pak se rozhodněte, jaký druh kreativity je vhodný.
Použijte zábavné téma
Použití zábavného firemního motivu může pomoci vašemu darovacímu dopisu vyniknout, protože bude působit soudržně, svázaný s vaší jedinečnou událostí nebo organizací a bude nezapomenutelný pro ty, kteří mohou dostávat hodně standardních dopisů. Vyberte si motiv, který odpovídá vaší organizaci nebo události, například otisky tlapek pro útulek pro zvířata. Zahrňte motiv do svého návrhu, formátu, písma, formulací, obálek a známek (pokud je to možné) pro koordinovaný a zapamatovatelný vzhled.
Překračovat základní bílou knihu
Přeskočte standardní kopírovací papír a dejte svému darovacímu dopisu jedinečný vzhled se zábavnými možnostmi designu papíru.
- Používejte papír, který má stejnou barvu jako ten, který najdete ve svém logu, aby bylo snadno identifikovatelné jako od vás.
- Přidejte logo vodoznaku na pozadí dopisu pro vizuální přitažlivost formálním způsobem.
- Vytvořte kolem písmene skvělý okraj jako malé emotikony rukou, jako je palec nahoru, tlesknutí a ukazování prstem jako tiché gesto vděčnosti.
- Vyberte barevné obálky, které kontrastují s vaším dopisním papírem.
Buďte kreativní s doručením
Váš dopis nemusí být podívanou, pokud je to vaše doručovací zpráva. Udělejte si příjem dopisu zapamatovatelným výběrem neobvyklých způsobů doručení.
- Použijte techniky skládání papíru, jako je origami, ke skládání písmen do kreativních tvarů, než je osobně rozdáte.
- Nechte každý dopis doručit jako zpívající telegram.
- Před odesláním vložte písmena do tenkých dárkových krabic nebo jiné zábavné nádoby.
- Přiložte firemní magnet, bezplatný kupón nebo jinou malou, jednoduchou věc, která vypadne, když dopis otevřou, aby na vás mohli pamatovat po celý rok.
- Zajistěte dopis stuhou, aby vypadal jako lákavý dárek.
Přizpůsobte si každé písmeno
Zajistěte, aby vaše dopisy působily osobněji než formou děkovného dopisu přidáním vlastních prvků pro každého příjemce.
- Podepište každé písmeno ručně perem jiné barvy.
- Přidejte fotografii příjemce v interakci s vaší společností nebo událostí.
- Spolupracujte s ostatními zaměstnanci, abyste ručně napsali každý dopis celý.
Budujte pozitivní dárcovské vztahy
S těmi správnými děkovnými dopisy můžete pěstovat vztahy s dárci, které trvají roky. Příjemci dopisů budou schopni říct, jak upřímné je vaše poděkování na základě vzhledu a formulace, takže věnujte spoustu času a úsilí tomu, aby byly opravdu promyšlené.
