Potřebujete napsat žádost o platbu? I když je kontaktování klientů a žádat po nich, aby zaplatili účty po splatnosti, je nepříjemné, lidé, kteří vlastní a řídí podniky, to určitě čas od času musí udělat. Chcete-li použít šablonu dopisu, která je zde poskytnuta, jednoduše klikněte na obrázek níže. Dokument se otevře jako soubor PDF, který pak můžete upravit, uložit a vytisknout podle potřeby. Pokud potřebujete pomoc s použitím tohoto dokumentu, použijte tuto příručku k tisknutelným materiálům Adobe.
Žádost o zaplacení zůstatkové částky
Použijte tuto šablonu, pokud potřebujete napsat dopis s žádostí o platbu nedoplatku.
Dopis s žádostí o platbu předem klientovi
Použijte tuto šablonu v situaci, kdy s vámi klient uzavřel smlouvu o poskytování produktů nebo služeb, u kterých je vyžadována platba předem.
Žádost o uvolnění platby
Použijte tento vzorový dopis jako výchozí bod pro žádost o uvolnění platby, která je držena v úschově až do dokončení transakce.
Tipy pro psaní dopisu s žádostí o platbu
I když byste měli upravit informace v šabloně, aby odpovídaly vaší situaci, je důležité použít vhodný tón a ujistit se, že dokument je profesionálně naformátován.
Použij vhodný tón
Když zasíláte dopis klientovi nebo zákazníkovi s žádostí o platbu, je důležité sdělit svůj názor co nejjasněji a zároveň zachovat pozitivní, profesionální tón. Neposílejte první nebo druhou žádost, která je tak negativní, že se klient cítí napaden. Pokud je tón příliš tvrdý, klient může mít pocit, že nemá smysl se snažit pokračovat ve vztahu s vaší firmou. Když se to stane, existuje riziko, že se klient rozhodne nezaplatit účet, protože mu nejde o zachování vztahu.
Použijte profesionální formátování
Pokud posíláte dopis s žádostí o platbu poštou nebo faxem, použijte hlavičkový papír společnosti a standardní formát obchodního dopisu. V závislosti na korespondenčních postupech vaší společnosti může být také přijatelné, abyste dopis zaslali e-mailem. Pokud ano, je lepší zahrnout písmeno do těla e-mailové zprávy, nikoli jako přílohu. Pro e-mailovou zprávu není nutné vytvářet šablonu hlavičkového papíru, ale měli byste komunikaci uzavřít s oficiálním firemním e-mailovým podpisem.
Sleduji
Pokud odešlete dopis s žádostí o platbu na účet po splatnosti a příjemce se vám do 30 dnů neozve, zvažte následný telefonát. Stejně jako u dopisu je vhodné zachovat pozitivní tón. Pokuste se promluvit přímo s osobou odpovědnou za zaplacení účtu a potvrdit přijetí dopisu. Pokud jste schopni mluvit s odpovědnou stranou, nabídněte zpracování platby kreditní kartou telefonicky nebo online. Pokud ne, zeptejte se, kdy můžete očekávat platbu. Poznamenejte si datum a poté pošlete dopis o pozdní platbě.
Dodatečné akce pro kolekci
Pokud platba nebude přijata, jak bylo dohodnuto, budete muset účet postoupit k dalšímu kroku v postupu vaší společnosti pro správu delikventních účtů. Pokud účet zůstane nezaplacen po delší dobu, tón budoucích inkasních dopisů bude muset být pevnější, případně bude v případě potřeby předán inkasní agentuře. I když jistě existují okolnosti, za kterých je třeba provést konečné inkasní kroky, nedoporučujeme tak činit, dokud nevyčerpáte všechny možné způsoby, jak opožděnou platbu vyřešit smírnou cestou. Dokud nebudete skutečně připraveni odeslat účet do inkas nebo podniknout právní kroky, neuvádějte takové kroky v korespondenci s žádostmi o platbu s lidmi nebo firmami, jejichž účty jsou po splatnosti.
