Zatímco všechny obchodní konference obecně zahrnují různé řečníky, kteří diskutují o tématech, která zajímají účastníky, ty nejlepší akce zahrnují řadu různých typů aktivit. Ujistěte se, že příští událost, kterou plánujete, bude úspěšná tím, že zahrnete možnosti, které osloví všechny segmenty cílového publika.
Hlavní řečníci
Hlavní řečníci mohou být velkým lákadlem pro účastníky konference. Obvykle se jedná o obecné prezentace relací, což znamená, že ve stejnou dobu nepořádají žádní další řečníci. Témata jsou obvykle nad rámec standardních tarifů pro profesní rozvoj a nabízejí inspiraci nebo jedinečné postřehy. Zatímco hlavní přednášející lze naplánovat kdykoli, často jsou rezervováni na první a poslední část konference.
V závislosti na velikosti a rozpočtu akce si některé skupiny rezervují celebrity nebo jiné významné osobnosti jako hlavní řečníky. Například Dan Rather byl hlavním řečníkem pro HR Florida v roce 2016 a Malala Yousafzai vystoupí na konferenci a výstavě Society for Human Resource Management (SHRM) 2018. Menší organizace si na tato setkání často rezervují místní celebrity nebo motivační řečníky. Hlavní řečníky můžete najít prostřednictvím organizací jako National Speakers Association nebo Big Speak.
Breakout Sessions
Breakout sessions jsou vzdělávací programy pořádané po celý den na akcích obchodních konferencí. Je naplánováno více relací současně, aby si účastníci mohli vybrat z různých témat, aby si mohli do určité míry přizpůsobit svůj rozvrh. Zvažte rezervaci úspěšných profesionálů ve vašem oboru, oborových konzultantů a školitelů, zástupců vládních agentur a dalších odborníků na klíčové bloky. Zvažte umístění výzvy pro přednášející na webové stránky vaší organizace, abyste povzbudili lidi, kteří mají zájem přispět k předložení návrhů.
Při plánování přestávkových řečníků je důležité nabídnout širokou škálu témat a rozložit témata tak, aby lidé pravděpodobně mohli navštěvovat programy, které oslovují jejich zájmy. Máte-li například dva řečníky související s účetnictvím, naplánujte je na různé časy, aby lidé, kteří se nejvíce zajímají o účetnictví, měli příležitost zúčastnit se obou. Nabídněte zároveň velmi odlišná témata, jako je marketing nebo zákaznický servis, aby měli z čeho vybírat i účastníci, kteří se o účetnictví nezajímají.
Brainstorming Sessions
Jednou z největších výhod účasti na konferencích je možnost setkat se a komunikovat s podobně smýšlejícími profesionály. Zvažte, zda si v programu vyhradit čas na brainstormingová setkání specifická pro konkrétní témata. Můžete například zablokovat několik dílčích relací, aby se jednalo o kulatý stůl o horkých tématech relevantních pro účastníky. Alternativně můžete určit místa k sezení ve vstupní hale, která budou vyhrazena pro zvláštní zájmové diskuse v různých časech během dne. Účastníci, kteří se chtějí dozvědět více o tom, co si ostatní myslí o určených tématech, ocení možnost zúčastnit se něčeho takového.
Maloobchodní prodej
Na konferencích jsou často přenosné maloobchodní prodejny, kde si účastníci mohou zakoupit značkové předměty, které sponzorská asociace nabízí, jako jsou trička, pera, portfolia a další. Tyto maloobchodní prodejny také obvykle nosí knihy napsané autory, kteří na akci vystupují. Pokud vaše skupina není schopna investovat do velkého množství inventáře, stačí poskytnout několik vystavených předmětů, které si mohou účastníci na akci objednat a nechat si je poslat domů nebo do kanceláře. Pravděpodobně ocení, když s sebou nebudou muset nosit nebo balit věci, které si vezmete domů, takže možná zjistíte, že tímto způsobem prodáte ještě více.
Podpisy knih
Když už mluvíme o autorech, je dobré naplánovat autogramiády pro řečníky, kteří během akce vydali knihy. Obecně je nejlepší uspořádat autogramiádu knihy konkrétního autora bezprostředně po projevu jednotlivce, protože účastníci, kteří jsou nadšeni prezentací jednotlivce, mohou jít přímo k autogramiádě a zakoupit si knihu, kterou mají podepsat. To může vaší skupině pomoci zvýšit prodej knih a také to činí vyhlídky na vystoupení na vaší akci zvláště atraktivní pro autory.
Veletrh
Většina obchodních konferencí zahrnuje část veletrhu, která zahrnuje vyčlenění prostoru, kde si prodejci a sponzoři mohou postavit stánky pro vystavení svých produktů a služeb výměnou za poplatek. Peníze, které přicházejí jako výsledek poplatků souvisejících s účastí na veletrhu, mohou pomoci pokrýt náklady na pořádání celé akce a také pomoci plánovací organizaci vydělat příjmy na podporu svých operací.
U některých konferencí zůstává veletrh otevřen po celou dobu, zatímco na jiných je sekce stánku vystavovatelů k dispozici účastníkům pouze v době, kdy se akce nekonají. Každému vystavovateli je přidělen specifický stánek, kde si umístí expozice propagující své produkty a služby. Přidělují členům týmu obsluhu stánků a komunikují s účastníky. Většina distribuuje produktovou literaturu a nabízí nějaký druh dárků (obvykle propagační obchodní dárky nebo občerstvení) a také shromažďuje kontaktní údaje od účastníků, které je v budoucnu použije pro marketingové účely.
Tichá aukce
Pokud je vaše konference velkou sbírkou pro sponzorskou skupinu nebo jinou asociaci, zvažte uspořádání tiché aukce. Jedná se o shromažďování darovaných předmětů, o které mohou účastníci dražit po určený časový rámec během konference. Po uzavření nabídky „vyhraje“ten, kdo nabídne nejvyšší nabídku pro každou položku – což znamená, že danou položku zakoupí. Ti, kteří se zapojí, se baví nakupováním a soutěží, zvláště když dostanou nějaké skvělé nabídky, a organizace má z akce další tok příjmů.
Jídlo: Jídla a svačiny
Jídlo je důležitou součástí každé konference! Je pravděpodobné, že si budete muset koupit jídlo a občerstvení v kongresovém centru, hotelu nebo jiném místě, kde se akce bude konat. Měli byste si naplánovat lehkou snídani ráno, pokud akce začíná brzy během dne, oběd na talíři nebo formou bufetu a odpolední svačiny. Některé akce také zahrnují večeři na jednu nebo více nocí, zejména pokud se koná slavnostní předávání cen nebo speciální večerní hlavní prezentace.
Při objednávání menu se ujistěte, že máte širokou škálu možností, jak zohlednit speciální dietní omezení. Pokud nabízíte výběr formou bufetu, ujistěte se, že existují možnosti pro lidi, kteří nemohou (nebo nechtějí) jíst věci jako lepek, cukr, pšenici, ořechy nebo maso. Je také vhodné mít k dispozici možnosti pro ty, kteří vyznávají veganský životní styl. Pokud podáváte obložené pokrmy, umožněte účastníkům vybrat si jídla, která vyhovují jejich způsobu stravování. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je zahrnout do registračního formuláře sekci, kde mohou účastníci specifikovat dietní omezení nebo zadat speciální objednávky.
Zahajovací recepce
Zvažte uspořádání úvodní recepce první večer konference zaměřené na zapojení účastníků do akce a propagaci podporovatelů (prodejců a sponzorů). Cílem je uspořádat zábavnou akci, na kterou se budou lidé těšit a která jim dá šanci strukturovaně se stýkat s ostatními účastníky.
Tyto recepce se často konají na výstavní ploše a poskytují návštěvníkům první pohled na vystavovatele v uvolněném prostředí, kde se podávají jídlo a nápoje. To vytváří přidanou hodnotu pro prodejce a sponzory, kteří platí za stánky vystavovatelů, protože tyto recepce jsou obvykle hojně navštěvovány účastníky konference.
Pravděpodobně můžete najít sponzora, který zajistí náklady na tento typ akce výměnou za propagační protihodnotu. Pokud se chystáte podávat alkohol na recepci, zvažte, že každému účastníkovi dáte určitý počet nápojových lístků, aby mohli získat pár nápojů zdarma. To pomůže kontrolovat náklady a minimalizovat další potenciální problémy s odpovědností. Za jídlo ani jiné druhy nápojů by se nemělo účtovat žádné poplatky.
Sociální vazby
Je dobré začlenit další neformální způsoby, jak se účastníci mohou navzájem spojit a uvolněně se stýkat. Můžete například zahrnout tweetup, který lidem umožní spojit se zábavnou formou a zároveň zvýšit přítomnost události na sociálních sítích. Vyberte oficiální hashtag pro událost, aby mohli účastníci sdílet své zážitky online.
Je také dobré umožnit účastníkům přihlásit se k účasti na skupinových akcích, které by si zaplatili sami, jako je jídlo v určitých typech restaurací, s řečníky nebo autory, jejichž práce je na akci vyzdvihována nebo si prohlédnout místní památky. To je zvláště výhodné pro lidi, kteří se neúčastní s jinými lidmi, které znají, protože jim to poskytuje způsob, jak poznat ostatní účastníky a zapojit se do místní oblasti, aniž by se museli pouštět sami.
Zábava
Zábava může být skvělou přidanou funkcí pro velké konference, zejména ty, které trvají více dní. Některé vícedenní konference zahrnují akce po pracovní době, jako jsou koncerty, komediální představení nebo večírky, kterých se mohou účastníci zúčastnit. Vstupné pro účastníky by mělo být zahrnuto v celkovém registračním poplatku akce, i když byste jim pravděpodobně měli také umožnit nákup dalších vstupenek pouze na zábavně zaměřenou část (části). Tímto způsobem je možné, aby obchodní cestující, kteří s sebou vezmou přátele nebo rodinné příslušníky, zahrnuli své společníky na tyto typy akcí.
Cvičení skupiny
Když jste mimo město na konferenci, může být těžké udržet se v rutině cvičení. Může být užitečné, když organizátoři akce zveřejní harmonogram organizovaných skupinových cvičebních aktivit. Můžete například vyzvat člena výboru, který je obeznámen s místní oblastí, aby pořádal každodenní procházky nebo běhy, nebo můžete v místě konání vyhradit prostor pro skupinové fitness kurzy pro ty, kteří se chtějí zúčastnit.
Attendee Door Prizes
Lidé milují vyhrávat věci, takže může být skvělé poskytnout účastníkům způsoby, jak se zaregistrovat a vyhrát ceny během akce. Můžete zahrnout dveřní ceny poskytnuté sponzorskou organizací i položky, které přispěli prodejci. Některé skupiny mohou například udělit finanční hlavní cenu (financovanou organizací nebo sponzorem) spolu s menšími cenami věnovanými vystavovateli veletrhu.
Mnoho skupin řídí proces udělování cen dveří tím, že účastníkům poskytuje bingo karty se jménem každého sponzora nebo několika prvních prodejců, kteří se zaregistrují a zaplatí. Účastníci musí navštívit určené stánky, aby získali jedinečná razítka nebo podpisy, poté jsou vyplněné karty zapsány do slosování. Karty se vytahují v předem určený čas (obvykle na konci dne), přičemž ceny jsou uděleny účastníkům, kteří jsou přítomni.
Na některých akcích je prodejci, kteří mají ceny za dveře, udělují sběrem vizitek od účastníků nebo skenováním čárových kódů z jejich odznaků.
Ceny dveří vystavovatelů
Některé skupiny také nabízejí ceny na dveře vystavovatelům jako způsob dalšího zapojení jednotlivců a společností, které konferenci finančně podporují. Jednou z možností je vylosovat jména jednoho nebo dvou vystavovatelů a získat tak volné místo ve stánku pro následující ročník. Můžete také zvážit nakreslení jmen zástupců prodejců, abyste mohli udělit zábavné ceny, které budou rádi dostávat. Ocení to a možná jim to pomůže vyzvat své zaměstnavatele, aby se příští rok zúčastnili!
Hodnocení
Je důležité získat zpětnou vazbu od letošních účastníků, stejně jako od prodejců a sponzorů. Poskytněte všem zúčastněným způsob, jak vyplnit hodnotící formulář. Papírová hodnocení můžete distribuovat na akci nebo navazujících akcích zasláním průzkumu během několika dnů. Bez ohledu na to, jak žádáte o zpětnou vazbu, je důležité, abyste to udělali! Je také důležité, abyste naslouchali! Zveřejněte výsledky a vezměte si zpětnou vazbu, kterou vezmete v úvahu, když začnete plánovat akci na příští rok.
Užij si skvělou konferenci
I když toto není úplný seznam všech možných typů aktivit, které by mohly být součástí konference, je to skvělý výchozí bod. Projděte si tyto nápady a povzbuďte ostatní, kteří se podílejí na plánování vaší příští akce, aby udělali totéž. Použijte to, co jste se naučili, k výběru některých aktivit a jako výchozí bod pro přemýšlení o dalších nápadech, které mohou pomoci učinit vaši akci ještě atraktivnější pro vaši cílovou skupinu. Koná se tam spousta konferencí, takže je důležité podniknout kroky k tomu, abyste se ujistili, že ta vaše poskytuje cenné možnosti profesního rozvoje a zdroje a také trochu zábavy.
