Plánování akce pro vaši organizaci je stresující a časově velmi náročné. Dobrá organizace může pomoci zmírnit stres a ušetřit vám čas. Jedním z důležitých aspektů, které je třeba při plánování zvážit, je pozvání. Pozvánka upozorní lidi na nadcházející akci a požádá je o účast. Často je to poprvé, co o akci slyší, takže je důležité uvést všechny podrobnosti v pozvánce.
Základní prvky pozvánky
Základní prvky, které je třeba zahrnout do pozvánky, jsou:
- Organizace pořádající akci
- Datum
- Čas
- Místo konání
- Kontaktní informace RSVP
- Cena za účast na akci
Je také důležité včas odeslat pozvánku. To znamená minimálně šest až osm týdnů před akcí. To dává hostům čas reagovat a podle toho naplánovat.
Psaní pozvánek na sbírku
Volba správné formulace může dát tón vaší sbírce a upozornit hosty na formálnost akce a na to, co by měli očekávat.
Pokyny pro pozvánky
Některé pokyny, které je třeba vzít v úvahu při psaní pozvánky:
- Nezapomeňte jasně uvést, kdo bude mít z akce prospěch.
- Uveďte podrobnosti o události, například jestli se bude podávat večeře nebo jestli tam má být cash bar.
- Nezapomeňte zmínit formálnost akce. Pokud se jedná o formální záležitost, uveďte, že se jedná o černou kravatu, aby si hosté byli vědomi dress code.
- Vždy uveďte kontaktní údaje pro případ, že by hosté měli nějaké dotazy.
- Pokud se akce koná na neznámém místě, zvažte uvedení trasy v pozvánce.
Další úvahy
Při psaní pozvánky je třeba zvážit další věci:
- Téma:Vyberte si téma a zakomponujte ho do pozvánky. Pokud je například akcí golfový výlet, použijte pro pozvánku golfové téma.
- RSVP: Vždy přiložte kartu s odpovědí, kterou mohou hosté poslat zpět. Na kartě by mělo být místo pro zapsání jména hosta spolu s jakýmkoli způsobem platby v případě potřeby.
- Buďte jedinečný: Pokud je na vaší akci něco jedinečného, uveďte to v pozvánce, abyste přilákali hosty. Například může být zmíněna tichá nebo živá aukce nebo pokud existuje speciální zábava.
Vzorové znění pozvánky
Existuje nekonečně mnoho způsobů, jak vyjádřit pozvánku na sbírku. Následující ukázky můžete použít jako vodítko pro psaní vlastní pozvánky:
Ukázka 1
Výroční kloboukový oběd
Připoj se k nám na odpolední oběd
Na místě
V den a čas
Oběd se bude podávat ve 13:00. s vínem zdarma
Za nejlepší klobouk budou uděleny ceny
Parkování s obsluhou
Dar ve výši 50 $ bude ve prospěch Organizace
Ukázka 2
Jste zváni na Název události
Datum
Umístění
18:00 Koktejly a předkrmy
Pokladna
19:30 večeře
Tichá a živá aukce
Oceňujeme černou kravatu
Výhody ABC
Nalákejte hosty k účasti na vaší akci
Pamatujte si, že pozvánka je často první věcí, kterou hosté uvidí, aby je upozornila na vaši událost. Nezapomeňte věnovat čas pečlivému výběru pozvánky a vyjádřit ji jasným způsobem, který hostům poskytne konkrétní informace o tom, co mohou očekávat. Při vytváření pozvánek na sbírku mějte vždy na paměti tón, který chcete nastavit pro svou událost, a odrážejte to ve svém znění. Buďte tak kreativní, jak chcete, lákejte hosty, aby se zúčastnili vaší fundraisingové akce a podpořili vaši věc.
