Když vám zaměstnanec oznámí, že dává výpověď, může být těžké vědět, co říct. Manažeři jsou často zaskočeni, když zaměstnanec dá výpověď, a proto je důležité, aby byli připraveni náležitě reagovat, když zaměstnanec odevzdá rezignační dopis nebo prohlásí, že odchází ze zaměstnání.
Co říct, když zaměstnanec dává výpověď
Neexistuje jen jeden správný způsob, jak reagovat, když někdo dá výpověď. V mnoha ohledech se to, co byste měli říci, bude lišit v závislosti na specifikách situace a na zásadách a postupech vaší společnosti. Bez ohledu na to je důležité reagovat civilně a profesionálně.
Možnosti počáteční odpovědi
Když vám zaměstnanec řekne, že dává výpověď, buďte připraveni odpovědět na jeho prohlášení okamžitě, klidně a chladně. Příklady vhodných počátečních odpovědí jsou:
- To mě mrzí.
- Děkuji, že jsi mi dal vědět.
- Překvapuje mě, že odcházíš.
Neříkejte nic, co by se dalo interpretovat jako negativní, odsuzující nebo hanlivé. Nereagujte způsobem, který by naznačoval, že rozhodnutí dané osoby skončit osobně berete.
Vyžádat si písemné oznámení
Většina společností vyžaduje písemnou rezignaci. Pokud zaměstnanec nemá dopis, požádejte o něj po svém prvním prohlášení. Nejlepší je dostat písemné oznámení v době, kdy vám zaměstnanec sdělí, že odchází. Může být napsán rukou, zaslán e-mailem nebo rychle napsán a vytištěn. Dopis o rezignaci prostě musí obsahovat datum, prohlášení, že se zaměstnanec rozhodl dát výpověď, a to, co jednotlivec očekává, že bude jeho poslední den v práci.
K žádosti o písemnou rezignaci můžete říci:
- Jsem rád, že jste mi to řekl, ačkoli firemní politika vyžaduje písemnou rezignaci. Máte nějakou připravenou?
- Pokud nemáte dopis o rezignaci, pojďme ho nyní sepsat. Zde je poznámkový blok, který můžete použít.
- HR si vyžádá kopii vašeho dopisu o rezignaci. Vidím, že máš u sebe telefon. Vytáhneš svůj e-mail a napíšeš rychlou poznámku potvrzující naši konverzaci a pošleš mi ji?
Buďte připraveni odpovědět na otázky, včetně toho, jaké upozornění společnost očekává, když zaměstnanec podá výpověď. Pokud si nejste jisti, nahlédněte do příručky pro zaměstnance společnosti, kde najdete definitivní odpověď.
Přijmout rezignaci
Pokud neexistuje smlouva, která by zaměstnanci zakazovala dát výpověď, dejte mu vědět, že jeho výpověď přijímáte. Řekněte jim, že vy nebo zástupce HR budete v kontaktu a dokončíte podrobnosti o jejich odchodu z organizace, jakmile projdete správnými kanály.
Následné otázky
Možná budete chtít položit několik otázek, abyste se pokusili pochopit, proč se dotyčný rozhodl odejít. Příklady otázek, které by byly vhodné, zahrnují:
- Byl byste ochoten se podělit o to, co vás vedlo k rezignaci?
- Stalo se něco konkrétního, kvůli čemu jsi se rozhodl odejít?
- Nevadilo by vám podělit se o to, co plánujete dělat dál, až skončí váš čas zde?
Nenuťte zaměstnance do odpovědí. Zaměstnanec není povinen sdělovat zaměstnavateli, proč končí nebo co plánuje dál. Ani se moc neptejte. Pokud se zdá, že se zaměstnanec zdráhá sdílet, nechte to být. Je pravděpodobné, že někdo z HR týmu bude klást podobné otázky během výstupního pohovoru jednotlivce.
Přeji jim všechno dobré
Uzavřete konverzaci zdvořile vyjádřením uznání a přáním všeho dobrého. Například:
- Děkuji za vaši tvrdou práci během doby, kdy jste zde. Přejeme hodně úspěchů.
- Děkuji, že jste mi dali vědět osobně. Vážím si vašeho ohledu a přeji vám hodně štěstí.
- Budeš mi chybět. Přejeme hodně úspěchů v jakékoli kariéře, kterou sledujete.
Posun vpřed za rezignací zaměstnance
Jakmile bude přijata výpověď zaměstnance, bude čas soustředit se na přechod. Zapojte vhodné pracovníky, aby se postarali o papírování a postupy při ukončení, včetně HR a týmu informačních technologií. Bude nutné zahájit hledání náhrady a ostatní zaměstnanci budou muset být informováni. Vypořádat se s rezignací dobrého zaměstnance není něco, čemu by chtěl čelit žádný manažer. Být připraven zvládnout tuto eventualitu vás vybaví zpracovat výpověď zaměstnance s profesionalitou a grácií.
