Formulář W-9 Internal Revenue Service (IRS) má název „Žádost o identifikační číslo a certifikaci daňového poplatníka“. Tento dokument IRS je navržen tak, aby shromažďoval základní daňové informace od určitých daňových poplatníků, kterými mohou být jednotlivci nebo firmy.
Účel formuláře W-9
W-9 v první řadě poskytuje společnosti základní informace o daňových poplatnících, se kterými obchoduje. Umožňuje jim nahlásit částku zaplacenou daňovému poplatníkovi za služby poskytnuté IRS. Občané Spojených států a cizinci s trvalým pobytem, korporace, trusty a další typy podnikatelských subjektů, které nemají srážené daně ze svých příjmů, musí vyplnit formulář W-9, zatímco cizinec bez trvalého pobytu nebo zahraniční fyzické osoby by místo toho vyplnili formulář W-8.
Pokud daňový poplatník nevyplní a nevrátí W-9 nebo uvede nesprávné či neúplné daňové identifikační číslo (TIN), veškeré finanční prostředky vyplacené daňovému poplatníkovi mohou podléhat zálohové srážce. V této situaci by společnost zadržela 28 % příjmů splatných poplatníkovi a odeslala by zadrženou část IRS. Toto je způsob, jak federální agentura zajistit, aby byly zaplaceny příslušné daně, i když daňový poplatník není správně identifikován.
Kdy jsou vyžadovány W-9?
Firma potřebuje získat W-9 od každého jednotlivce nebo společnosti, pro kterou bude muset podat daňové přiznání u IRS. Například firma, která si najímá nezávislého dodavatele pro návrh nových webových stránek společnosti, bude pravděpodobně muset podat IRS formulář 1099-MISC, aby oznámila, kolik zaplatila webdesignérovi.
Aby mohl podnik podat kompletní 1099-MISC, potřebuje identifikační údaje dodavatele – jméno, TIN, adresu a tak dále. Aby firma tyto informace získala, bude si muset od dodavatele vyzvednout formulář W-9. Podobně si podniky často vyžádají formuláře W-9 od firemních prodejců, aby měli informace, které potřebují k vykazování svých obchodních výdajů podle požadavků IRS.
Uchovávání záznamů W-9
Stejně jako u většiny daňových dokladů by podniky měly uchovávat kopie všech formulářů W-9 po dobu nejméně tří let od podání posledního příslušného daňového přiznání (nebo od data splatnosti přiznání, pokud je pozdější). Ve výše uvedeném příkladu, pokud firma uzavřela smlouvu s webdesignérem v roce 2017 a on dokončil svou práci před koncem roku, firma by si měla ponechat jeho formulář W-9 alespoň do 16. dubna 2021 (za předpokladu, že firma podala svůj formulář 2017 daňové přiznání 15. dubna 2018).
Jak vyplnit formulář W-9
Skutečný W-9 je docela krátký a relativně přímočarý. Skládá se ze tří hlavních částí: osobní údaje, TIN a certifikace.
Sekce osobních údajů pro jednotlivce
Na řádku 1 musí jednotliví poplatníci uvést své jméno tak, jak je uvedeno v jejich daňovém přiznání. I když se technicky jedná o podnikatelský subjekt, živnostníci musí v této sekci uvést své vlastní právní jméno.
Výhradní majitelé opakují své jméno ve druhém řádku, který vyžaduje „Obchodní jméno nebo název ignorované entity“. Zde umístí své celé jméno a písmena DBA, což znamená „doing business as“, a za nimi fiktivní název firmy, pokud existuje. Pokud by byl například John Smith jediným vlastníkem Speedy Plumbing, vyplnil by první řádek jako John Smith a druhý řádek jako John Smith DBA Speedy Plumbing.
Dále daňový poplatník zaškrtne políčko 'Fyzická osoba/jediný vlastník', které se nachází pod řádky se jménem. Daňový poplatník musí také uvést svou poštovní adresu na řádcích 5 a 6. Údaje o klientovi mohou být v této oblasti uvedeny na pravé straně formuláře, ale nejsou povinné.
Sekce osobních údajů pro firmy
Firmy nebo jiné subjekty musí uvést své právní jméno (přesně tak, jak je uvedeno v jejich daňovém přiznání) na řádek 1. Pokud má podnik také obchodní jméno nebo DBA, přejděte na řádek 2.
Poplatník dále zaškrtne políčko označující, jak je podnikatelský subjekt klasifikován z hlediska jeho právní struktury. Budete muset uvést, zda se jedná o společnost C, společnost S, společnost, společnost s ručením omezeným (LLC) atd.
Pokud se jedná o společnost s jediným členem LLC, zaškrtněte políčko 'Individual/Sole Proprietor' spíše než 'LLC'. Společnosti s ručením omezeným, které si zvolily alternativní formu zdanění (např. společnost LLC, která se rozhodla zdaňovat jako společnost S Corporation), zadají kód daňové klasifikace do prostoru vedle zaškrtávacího políčka LLC, jak je uvedeno ve formuláři.
Hlavní poštovní adresa subjektu musí být uvedena v řádcích 5 a 6. Adresa klienta může být také přidána do prostoru napravo od části s adresou pro doručování, ale není to povinné.
Výjimky
Většina daňových poplatníků nechává mezery na řádku 4 prázdné. První mezera v řádku 4 označuje, že poplatník je osvobozen od záložní srážky. Jednotlivci a jediní vlastníci nebudou téměř nikdy osvobozeni od zálohové srážky, ale v určitých situacích jsou osvobozeny korporace. Kódy příjemců a okolnosti jsou uvedeny na třetí straně W-9. pokud splňujete jednu z těchto podmínek, umístíte příslušný kód do prvního prostoru pro řádek 4.
Oddíl FATCA na řádku 4 platí pouze v případě, že předkládáte W-9 zahraniční finanční instituci a jste osvobozeni od vykazování zákona o dodržování daňových předpisů pro zahraniční účty (FATCA). V takovém případě si prohlédněte seznam kódů a důvodů na třetí straně formuláře W-9, abyste zjistili, zda splňujete podmínky, a umístěte příslušné písmeno kódu do prostoru FATCA na řádku 4. V případě pochybností se zeptejte finanční instituce požadující formulář, zda máte či nemáte vyplnit toto místo.
Informace o čísle účtu
Poslední řádek v sekci osobních údajů odkazuje na 'čísla účtů'. Zde daňový poplatník uvádí všechny účty, které má u IRS, aby mohl vrátit daně nebo zálohy za očekávané daňové povinnosti. Tyto informace jsou nepovinné a obvykle by měly zůstat prázdné.
Identifikační číslo daňového poplatníka (TIN)
Oddíl DIČ musí být vyplněn bez ohledu na to, zda je daňovým poplatníkem fyzická osoba, živnostník nebo podnikatelský subjekt.
- Jednotlivci umístí své rodné číslo na pravou stranu formuláře do příslušných polí.
- Jediní majitelé a společnosti LLC s jedním členem mohou používat své číslo sociálního zabezpečení nebo identifikační číslo zaměstnavatele (EIN), ačkoli IRS preferuje čísla sociálního zabezpečení.
- I když za subjekt odpovídá konkrétní fyzická osoba, jiné typy podnikatelských subjektů umísťují své EIN do vyhrazených prostor.
Sekce certifikace
V této části daňový poplatník formulář podepíše a potvrdí, že informace, které obsahuje, jsou pravdivé. Neposkytnutí nebo vědomé uvedení nepravdivých údajů vystavuje daňovému poplatníkovi sankce.
Dodržování W-9
Ať už jste nezávislý dodavatel nebo firma poskytující služby klientovi, nebo pokud jste společnost, která najímá jednotlivce nebo obchodní subjekty k poskytování služeb, formuláře W-9 jsou zásadní pro dodržování daňových předpisů. Pokud máte zvláštní okolnosti nebo si nejste jisti, zda potřebujete vyplnit nebo požádat o tento formulář, požádejte o odbornou radu kvalifikovaného daňového odborníka.
